AESA CORE TMS

Spedice

Objednávka přepravy z PDF: AI ji vyplní, vy ji potvrdíte

Objednávka přepravy z PDF bez přepisování. Nahrajete PDF nebo fotku, AI vyplní zákazníka, místa, zboží i ceny a vy údaje zkontrolujete a uložíte.

Publikováno

PDF objednávky od zákazníka a vedle něj průvodce Nová objednávka v AESA Core TMS s poli zákazníka, nakládky, vykládky a zboží, která vyplnila AI

Objednávku přepravy z PDF nemusíte přepisovat: v AESA Core TMS, systému pro objednávky, dopravce a řidiče, ji nahrajete do průvodce a AI vyplní zákazníka, místa nakládky a vykládky, zboží i ceny. Vy údaje zkontrolujete a objednávku uložíte. Z ní pak odejde přepravní příkaz dopravci a stav přepravy vám hlásí řidič.

Dá se objednávka přepravy načíst z PDF automaticky?

Ano. V průvodci novou objednávkou nahrajete PDF nebo obrázek objednávky a AI z něj vyplní pole formuláře. Funguje PDF i obrázek ve formátu JPG, PNG nebo WEBP, například fotka papírové objednávky z mobilu. AI přepis objednávky je součástí průvodce, ne samostatný nástroj. Nic navíc neinstalujete, systém běží v prohlížeči.

Proč ruční přepisování vede k chybám

Objednávka od zákazníka má obvykle jednu až dvě strany. Jsou v ní adresy, data, časová okna, referenční čísla, hmotnosti a pokyny pro řidiče. Při přepisování pole po poli se snadno zamění PSČ, vynechá reference nebo splete datum nakládky s vykládkou. Takovou chybu často odhalí až řidič na místě.

Automatické zpracování objednávek v dopravě mění pořadí práce. Údaje do polí zapíše AI a dispečer je kontroluje. Kontrola hotového formuláře je jiná práce než psaní od nuly — vidíte celou objednávku najednou a hledáte jen to, co nesedí.

Jak vyplnit objednávku přepravy z PDF krok za krokem

  1. V menu otevřete Objednávky a vpravo nad tabulkou klikněte na Nová objednávka. Otevře se průvodce se třemi kroky: Podrobnosti zákazníka, Náklad a trasa, Dopravce a souhrn.
  2. Hned v prvním kroku je pás Nahrát objednávku (PDF/Obrázek). Klikněte na něj nebo do něj přetáhněte soubor.
  3. Počkejte, až AI dokument zpracuje. Během analýzy vidíte průběh a zpracování můžete zrušit.
  4. Po hlášení Analýza dokončena projděte první krok: zákazníka, kontaktní osobu a cenu pro zákazníka.
  5. Tlačítkem Další přejděte na Náklad a trasa a zkontrolujte místa nakládky a vykládky, data a zboží.
  6. V kroku Dopravce a souhrn vyberte dopravce, zadejte jeho cenu a rozhodněte, zda budete přepravu sledovat přes aplikaci AESA Drive.
  7. Klikněte na Vytvořit objednávku. Objednávka se objeví v tabulce.

Podrobný postup najdete v příručce: nová objednávka krok za krokem.

Co AI vyplní a jak pracuje se zákazníkem

  • Zákazníka. Pokud ho už máte v adresáři, systém ho najde podle DIČ pro DPH, jinak podle názvu. Doplní mu jen prázdná pole, nic nepřepíše.
  • Nového zákazníka. Vznikne automaticky, jen když má všechny povinné údaje karty. Pokud něco chybí, otevře se předvyplněný formulář a v něm vidíte, co doplnit.
  • Kontaktní osobu. Pokud ji dokument nemá, průvodce vybere hlavní osobu z karty zákazníka a řekne vám to.
  • Místa nakládky a vykládky. Firmu, ulici, město, PSČ, zemi a datum.
  • Zboží. Popis, množství, hmotnost a referenční čísla.
  • Ceny. Částku a měnu z objednávky zákazníka.

Pole, která vyplnila AI, se v průvodci krátce zvýrazní. Hned víte, kam se podívat.

Co zůstává na vás

AI objednávku nikdy neuloží ani neodešle sama. Vy projdete kroky průvodce a při přechodu dál systém zkontroluje povinná pole. Chybějící označí červeně a bez nich se objednávka neuloží. Dopravce, jeho cenu a sledování vybíráte vy. Pokud AI právě není dostupná, průvodce to napíše a objednávku vyplníte ručně.

Je AI zpracování objednávky bezpečné?

Ano, s jasnými pravidly. Data zpracováváme v EU. Ceny a marži vidí jen kolega, kterému dáte oprávnění. AI z dokumentu pouze vytěží údaje do polí formuláře — o objednávce rozhodujete vy. Ochranu osobních údajů upravuje GDPR a používání AI v EU nařízení (EU) 2024/1689, akt o umělé inteligenci.

Co následuje: přepravní příkaz a stav od řidiče

Uložená objednávka je zároveň přepravní příkaz. V seznamu objednávek kliknete u řádku na ikonu obálky a přepravní příkaz odejde dopravci jako PDF e-mailem v jeho jazyce. PDF umíte vygenerovat v šesti jazycích.

Stav přepravy vám pak hlásí řidič z telefonu, bez GPS jednotky. Váš dopravce se registrovat nemusí — jeho řidič zadá v aplikaci AESA Drive 6místný kód a stav vidíte i tak. Kód platí 6 hodin.

Kam směřuje doprava: elektronické doklady

EU směřuje k elektronickým dokladům v nákladní dopravě. Nařízení (EU) 2020/1056 o eFTI platí v plném rozsahu od 9. července 2027. Od toho dne musí úřady ve všech členských státech přijímat informace o přepravě v elektronické podobě z certifikovaných platforem. Objednávka, kterou máte v systému jako data, a ne jen jako sken, je krok tímto směrem.

Kde najdete víc

Jak spedice propojí objednávky, dopravce a sledování, ukazuje stránka objednávkový systém pro spedice. Jak AI vloží náklad na burzu z e-mailu nebo fotky, vysvětluje článek Náklad na burzu vloží AI. Ceny najdete v ceníku: 30 € měsíčně, každý další kolega 10 €, za řidiče neplatíte.

Firemní účet založíte za pár minut. Vyzkoušíte ho 14 dní zdarma, bez platební karty.

Zdroje

Objednávky, dopravci a řidiči na jednom místě

Začít 14 dní zdarma

Řešení pro oblast Spedice

Související články