Spedycja
Zlecenie transportowe z PDF: AI je wypełni, wy zatwierdzacie
Zlecenie transportowe z PDF bez przepisywania. Przesyłacie PDF lub zdjęcie, AI wypełnia klienta, miejsca, towar i ceny, a wy sprawdzacie dane i zapisujecie.
Opublikowano
Zlecenia transportowego z PDF nie musicie przepisywać: w AESA Core TMS, systemie do zleceń, przewoźników i kierowców, przesyłacie je do kreatora, a AI wypełnia klienta, miejsca załadunku i rozładunku, towar oraz ceny. Wy sprawdzacie dane i zapisujecie zlecenie. Potem zlecenie trafia do przewoźnika, a status transportu zgłasza kierowca.
Czy zlecenie transportowe można wczytać z PDF automatycznie?
Tak. W kreatorze nowego zlecenia przesyłacie PDF lub obraz zlecenia, a AI wypełnia pola formularza. Działa PDF oraz obrazy w formacie JPG, PNG lub WEBP, na przykład zdjęcie papierowego zlecenia z telefonu. Automatyczne wprowadzanie zleceń transportowych jest częścią kreatora, a nie osobnym narzędziem. Niczego nie instalujecie, system działa w przeglądarce.
Dlaczego ręczne przepisywanie prowadzi do błędów
Zlecenie od klienta ma zwykle jedną lub dwie strony. Są w nim adresy, daty, okna czasowe, numery referencyjne, wagi i instrukcje dla kierowcy. Przy przepisywaniu pole po polu łatwo zamienić kod pocztowy, pominąć referencję albo pomylić datę załadunku z rozładunkiem. Taki błąd często zauważa dopiero kierowca na miejscu.
Automatyczne wprowadzanie zleceń zmienia kolejność pracy. Dane do pól wpisuje AI, a dyspozytor je sprawdza. Sprawdzenie gotowego formularza to inna praca niż pisanie od zera — widzicie całe zlecenie naraz i szukacie tylko tego, co się nie zgadza.
Jak wypełnić zlecenie transportowe z PDF krok po kroku
- W menu otwórzcie Zamówienia i kliknijcie Nowe zamówienie nad tabelą po prawej. Otworzy się kreator z trzema krokami: Szczegóły klienta, Ładunek i trasa, Przewoźnik i podsumowanie.
- Już w pierwszym kroku jest pole Prześlij zamówienie (PDF/Obraz). Kliknijcie je albo przeciągnijcie na nie plik.
- Poczekajcie, aż AI przetworzy dokument. W trakcie analizy widzicie postęp i możecie przetwarzanie anulować.
- Po komunikacie Analiza zakończona przejdźcie pierwszy krok: klienta, osobę kontaktową i cenę dla klienta.
- Przyciskiem Dalej przejdźcie do Ładunek i trasa i sprawdźcie miejsca załadunku i rozładunku, daty oraz towar.
- W kroku Przewoźnik i podsumowanie wybierzcie przewoźnika, wpiszcie jego cenę i zdecydujcie, czy transport będziecie śledzić w aplikacji AESA Drive.
- Kliknijcie Utwórz zamówienie. Zlecenie pojawi się w tabeli.
Szczegółowy opis znajdziecie w podręczniku: nowe zlecenie krok po kroku.
Co AI wypełnia i jak postępuje z klientem
- Klienta. Jeśli jest już w waszej bazie, system znajdzie go po numerze VAT UE, a w innym wypadku po nazwie. Uzupełnia tylko puste pola i niczego nie nadpisuje.
- Nowego klienta. Powstaje automatycznie tylko wtedy, gdy ma wszystkie wymagane dane karty. Jeśli czegoś brakuje, otwiera się wstępnie wypełniony formularz, w którym widzicie, co uzupełnić.
- Osobę kontaktową. Jeśli dokument jej nie zawiera, kreator wybiera główną osobę z karty klienta i was o tym informuje.
- Miejsca załadunku i rozładunku. Firmę, ulicę, miasto, kod pocztowy, kraj i datę.
- Towar. Opis, ilość, wagę i numery referencyjne.
- Ceny. Kwotę i walutę ze zlecenia klienta.
Pola wypełnione przez AI są w kreatorze krótko podświetlane. Od razu wiecie, gdzie spojrzeć.
Co pozostaje po waszej stronie
AI nigdy samodzielnie nie zapisuje ani nie wysyła zlecenia. Wy przechodzicie kroki kreatora, a przy przejściu dalej system sprawdza pola obowiązkowe. Brakujące oznacza na czerwono i bez nich zlecenie się nie zapisze. Przewoźnika, jego cenę i śledzenie wybieracie wy. Jeśli AI jest akurat niedostępna, kreator o tym informuje, a zlecenie wypełniacie ręcznie.
Czy przetwarzanie zlecenia przez AI jest bezpieczne?
Tak, według jasnych zasad. Dane przetwarzamy w UE. Ceny i marżę widzi tylko współpracownik, któremu nadacie uprawnienie. AI tylko wyodrębnia dane z dokumentu do pól formularza — o zleceniu decydujecie wy. Ochronę danych osobowych reguluje RODO, a korzystanie z AI w UE rozporządzenie (UE) 2024/1689, akt w sprawie sztucznej inteligencji.
Co dalej: zlecenie dla przewoźnika i status od kierowcy
Zapisane zlecenie jest jednocześnie zleceniem transportowym dla przewoźnika. Na liście zleceń klikacie ikonę koperty przy wierszu i zlecenie trafia do przewoźnika jako PDF e-mailem w jego języku. PDF możecie wygenerować w sześciu językach.
Status transportu zgłasza potem kierowca z telefonu, bez urządzenia GPS. Wasz przewoźnik nie musi się rejestrować — jego kierowca wpisuje w aplikacji AESA Drive 6-cyfrowy kod, a wy i tak widzicie status. Kod jest ważny 6 godzin.
Dokąd zmierza transport: dokumenty elektroniczne
UE zmierza do dokumentów elektronicznych w transporcie towarowym. Rozporządzenie (UE) 2020/1056 w sprawie eFTI stosuje się w pełni od 9 lipca 2027 roku. Od tego dnia organy we wszystkich państwach członkowskich muszą przyjmować informacje o transporcie w formie elektronicznej z certyfikowanych platform. Zlecenie, które macie w systemie jako dane, a nie tylko jako skan, to krok w tym kierunku.
Gdzie znaleźć więcej
Jak spedycja łączy zlecenia, przewoźników i śledzenie, pokazuje strona system do zleceń dla spedycji. Jak AI wystawia ładunek na giełdę z e-maila lub zdjęcia, wyjaśnia artykuł Ładunek na giełdę wystawi AI. Ceny są w cenniku: 30 € miesięcznie, każdy kolejny współpracownik 10 €, za kierowców nie płacicie.
Konto firmowe założycie w kilka minut. Testujecie je 14 dni za darmo, bez karty płatniczej.
Źródła
- Rozporządzenie (UE) 2020/1056 w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego (eFTI) — Komisja Europejska
- Akt w sprawie sztucznej inteligencji, rozporządzenie (UE) 2024/1689 — Komisja Europejska
- Ochrona danych w UE (RODO) — Komisja Europejska