Špedícia
Objednávka prepravy z PDF: AI ju vyplní, vy ju potvrdíte
Objednávka prepravy z PDF bez prepisovania. Nahráte PDF alebo fotku, AI vyplní zákazníka, miesta, tovar aj ceny a vy údaje skontrolujete a uložíte.
Publikované
Objednávku prepravy z PDF nemusíte prepisovať: v AESA Core TMS, systéme na objednávky, dopravcov a vodičov, ju nahráte do sprievodcu a AI vyplní zákazníka, miesta nakládky a vykládky, tovar aj ceny. Vy údaje skontrolujete a objednávku uložíte. Z nej potom odíde prepravný príkaz dopravcovi a stav prepravy vám hlási vodič.
Dá sa objednávka prepravy načítať z PDF automaticky?
Áno. V sprievodcovi novej objednávky nahráte PDF alebo obrázok objednávky a AI z neho vyplní polia formulára. Funguje PDF aj obrázok vo formáte JPG, PNG alebo WEBP, napríklad fotka papierovej objednávky z mobilu. AI prepis objednávky je súčasť sprievodcu, nie samostatný nástroj. Nič navyše neinštalujete, systém beží v prehliadači.
Prečo ručné prepisovanie vedie k chybám
Objednávka od zákazníka má zvyčajne jednu až dve strany. Sú v nej adresy, dátumy, časové okná, referenčné čísla, hmotnosti a pokyny pre vodiča. Pri prepisovaní pole po poli sa ľahko zamení PSČ, vynechá referencia alebo pomýli dátum nakládky s vykládkou. Takú chybu často odhalí až vodič na mieste.
Automatické spracovanie objednávok v doprave mení poradie práce. Údaje do polí zapíše AI a dispečer ich kontroluje. Kontrola hotového formulára je iná práca ako písanie od nuly — vidíte celú objednávku naraz a hľadáte len to, čo nesedí.
Ako vyplniť objednávku prepravy z PDF krok za krokom
- V menu otvorte Objednávky a vpravo nad tabuľkou kliknite na Nová objednávka. Otvorí sa sprievodca s troma krokmi: Detaily zákazníka, Tovar a trasa, Dopravca a súhrn.
- Hneď v prvom kroku je pás Nahrajte objednávku (PDF/Obrázok). Kliknite naň alebo doň presuňte súbor.
- Počkajte, kým AI dokument spracuje. Počas analýzy vidíte priebeh a spracovanie môžete zrušiť.
- Po hlásení Analýza dokončená prejdite prvý krok: zákazníka, kontaktnú osobu a cenu pre zákazníka.
- Tlačidlom Ďalej prejdite na Tovar a trasa a skontrolujte miesta nakládky a vykládky, dátumy a tovar.
- V kroku Dopravca a súhrn vyberte dopravcu, zadajte jeho cenu a rozhodnite, či prepravu budete sledovať cez aplikáciu AESA Drive.
- Kliknite na Vytvoriť objednávku. Objednávka sa objaví v tabuľke.
Podrobný postup s obrázkami nájdete v príručke: nová objednávka krok za krokom.
Čo AI vyplní a ako pracuje so zákazníkom
- Zákazníka. Ak ho už máte v adresári, systém ho nájde podľa IČ DPH, inak podľa názvu. Doplní mu len prázdne polia, nič neprepíše.
- Nového zákazníka. Vznikne automaticky, len keď má všetky povinné údaje karty. Ak niečo chýba, otvorí sa predvyplnený formulár a v ňom vidíte, čo doplniť.
- Kontaktnú osobu. Ak ju dokument nemá, sprievodca vyberie hlavnú osobu z karty zákazníka a povie vám to.
- Miesta nakládky a vykládky. Firmu, ulicu, mesto, PSČ, krajinu a dátum.
- Tovar. Popis, množstvo, hmotnosť a referenčné čísla.
- Ceny. Sumu a menu z objednávky zákazníka.
Polia, ktoré vyplnila AI, sa v sprievodcovi krátko zvýraznia. Hneď viete, kam sa pozrieť.
Čo ostáva na vás
AI objednávku nikdy neuloží ani neodošle sama. Vy prejdete kroky sprievodcu a pri prechode ďalej systém skontroluje povinné polia. Chýbajúce označí červeným a bez nich sa objednávka neuloží. Dopravcu, jeho cenu a sledovanie vyberáte vy. Ak AI práve nie je dostupná, sprievodca to napíše a objednávku vyplníte ručne.
Je AI spracovanie objednávky bezpečné?
Áno, s jasnými pravidlami. Dáta spracúvame v EÚ. Ceny a maržu vidí len kolega, ktorému dáte právo. AI z dokumentu iba vyťaží údaje do polí formulára — o objednávke rozhodujete vy. Ochranu osobných údajov upravuje GDPR a používanie AI v EÚ nariadenie (EÚ) 2024/1689, akt o umelej inteligencii.
Čo nasleduje: prepravný príkaz a stav od vodiča
Uložená objednávka je zároveň prepravný príkaz. V zozname objednávok kliknete pri riadku na ikonu obálky a prepravný príkaz odíde dopravcovi ako PDF e-mailom v jeho jazyku. PDF viete vygenerovať v šiestich jazykoch.
Stav prepravy vám potom hlási vodič z telefónu, bez GPS jednotky. Váš dopravca sa registrovať nemusí — jeho vodič zadá v aplikácii AESA Drive 6-miestny kód a stav vidíte aj tak. Kód platí 6 hodín.
Kam smeruje doprava: elektronické doklady
EÚ ide k elektronickým dokladom v nákladnej doprave. Nariadenie (EÚ) 2020/1056 o eFTI platí v plnom rozsahu od 9. júla 2027. Od toho dňa musia úrady vo všetkých členských štátoch prijímať informácie o preprave v elektronickej podobe z certifikovaných platforiem. Objednávka, ktorú máte v systéme ako dáta, a nie len ako sken, je krok tým smerom.
Kde nájdete viac
Ako špedícia spojí objednávky, dopravcov a sledovanie, ukazuje stránka objednávkový systém pre špedície. Ako AI nahodí náklad na burzu z e-mailu alebo fotky, vysvetľuje článok Náklad na burzu nahodí AI. Ceny nájdete v cenníku: 30 € mesačne, každý ďalší kolega 10 €, za vodičov neplatíte.
Firemný účet založíte za pár minút. Vyskúšate ho 14 dní zadarmo, bez platobnej karty.
Zdroje
- Nariadenie (EÚ) 2020/1056 o elektronických informáciách o nákladnej doprave (eFTI) — Európska komisia
- Akt o umelej inteligencii, nariadenie (EÚ) 2024/1689 — Európska komisia
- Ochrana údajov v EÚ (GDPR) — Európska komisia