Spedition
TMS für Speditionen auswählen: die Checkliste
TMS für Speditionen auswählen: 12 Kriterien für 3 bis 20 Disponenten, von Fahrerkosten und Aufträgen aus PDF bis zu Daten in der EU und Export.
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Wie Sie ein TMS für Speditionen auswählen: Vergleichen Sie die Systeme anhand von 12 Kriterien. Wie startet das System, was kostet es pro Kollege und pro Fahrer, können Sie es ohne Karte testen und wie schnell liefert es Auftrag, Frachtführer und Transportstatus? Unten finden Sie eine Checkliste für Speditionssoftware für kleine Speditionen mit 3 bis 20 Disponenten.
Was ist ein TMS?
Ein TMS (Transport Management System) ist eine Software zur Steuerung von Transporten. Die Spedition erfasst darin Kundenaufträge, vergibt sie an Frachtführer und verfolgt den Status bis zur Zustellung. Speditionssoftware ersetzt Tabellen, E-Mails und Anrufe durch einen Ort für das ganze Team.
Braucht eine kleine Spedition ein TMS?
Ja, sobald mehr als ein Disponent an Transporten arbeitet. Ein System für eine kleine Spedition sollte einfach sein, damit das Team es ohne lange Einführung nutzt.
TMS für Speditionen auswählen: die Checkliste
- Läuft im Browser. Sie installieren nichts, jeder Computer genügt.
- Klarer Preis pro Nutzer. Sie wissen vorab, was jeder weitere Kollege kostet.
- Keine Kosten für Fahrer. Fahrer sind keine zahlenden Nutzer.
- Testzeitraum ohne Karte. Sie testen das System mit echten Transporten ohne Zahlungskarte.
- Auftrag aus PDF. Das System füllt den Kundenauftrag für Sie aus.
- Status vom Fahrer ohne GPS-Gerät. Der Fahrer meldet den Transportstatus per Smartphone.
- Berechtigung für Preise und Marge. Sie legen fest, welcher Kollege Beträge sieht.
- Prüfung der Partner. Die USt-IdNr. von Kunde und Frachtführer wird im EU-Register geprüft.
- Transportauftrag in der Sprache des Frachtführers. Der Frachtführer erhält ein PDF, das er versteht.
- Daten in der EU und DSGVO. Sie wissen, wo die Daten liegen und wer sie verarbeitet.
- Sprachen der Oberfläche. Jeder Kollege arbeitet in seiner Sprache.
- Mobile App und Datenexport. Der Fahrer hat eine App und Sie laden Ihre Daten jederzeit herunter.
Was Sie bei der Auswahl fragen sollten
Start und Preis
Ein System im Browser braucht weder Server noch Administrator. Fragen Sie beim Preis, was im Grundpaket enthalten ist, was ein weiterer Kollege kostet und ob Sie auch für Fahrer zahlen. Fahrer haben Sie meist mehr als Disponenten, daher entscheidet dieser Punkt über den Endbetrag.
Aufträge und Transportstatus
Aufträge aus PDF abzutippen ist Handarbeit, bei der Tippfehler entstehen. Fragen Sie, ob das System den Auftrag aus dem PDF liest und die Felder ausfüllt. Klären Sie beim Tracking, ob der Fahrer den Status per Smartphone meldet oder ob Sie in jedem Lkw ein GPS-Gerät brauchen. Nicht jeder Frachtführer hat eines.
Preise und Partner
In einer kleinen Spedition muss nicht jeder die Marge sehen. Prüfen Sie, ob sich die Berechtigung für Preise für jeden Kollegen einzeln setzen lässt. Fragen Sie bei Partnern nach der Prüfung der USt-IdNr. Die Gültigkeit von USt-IdNrn. in der EU prüft das System VIES der Europäischen Kommission. Ein gutes TMS nutzt es schon beim Anlegen einer Firma, nicht erst bei der Rechnung.
Frachtführer und Dokumente
Der Frachtführer sollte den Transportauftrag in einer Sprache erhalten, die er versteht. Die Verordnung (EU) 2020/1056 über elektronische Frachtbeförderungsinformationen (eFTI) regelt, wie Firmen Behörden Transportdaten elektronisch bereitstellen können. Fragen Sie daher, ob das System Dokumente digital beim Auftrag ablegt.
Daten, DSGVO und Export
Nach der DSGVO ist der TMS-Anbieter Auftragsverarbeiter für die personenbezogenen Daten Ihrer Kunden und Fahrer. Fragen Sie, wo die Daten liegen, ob Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag erhalten und wie Sie Ihre Daten nach Vertragsende herunterladen. Wer in Ihrer Firma und außerhalb Ihre Aufträge sieht, erklärt der Artikel Wer sieht Ihre Aufträge, Kunden und Preise.
Was kostet ein TMS für eine kleine Spedition?
Der Preis hängt von der Zahl der Kollegen ab und davon, ob Sie auch für Fahrer zahlen. Vergleichen Sie den Monatsbetrag für das ganze Team samt Fahrern, nicht den Preis eines Kontos.
Wie AESA Core TMS diese Punkte erfüllt
AESA Core TMS ist das System für Aufträge, Frachtführer und Fahrer. Gehen Sie die Liste Punkt für Punkt durch:
- Browser. Es läuft auf app.aesa.sk, Sie installieren nichts. Für Disponenten gibt es auch die App AESA Transport.
- Preis. 30 € pro Monat inklusive Administratorkonto, jeder weitere Kollege 10 €. Für Fahrer zahlen Sie nichts. Details finden Sie in der Preisliste von AESA Core TMS.
- Testzeitraum. 14 Tage kostenlos, ohne Zahlungskarte.
- Auftrag aus PDF. Sie laden den Kundenauftrag als PDF hoch und die KI füllt ihn aus.
- Transportstatus. Der Fahrer meldet ihn aus der App AESA Drive, ohne GPS-Gerät. Fahrer verbinden Sie mit einem Code.
- Preise. Beträge und Marge sieht nur, wem Sie die Berechtigung geben.
- Partner. Die USt-IdNr. prüfen wir über VIES. Jede Firma auf der Plattform prüfen wir innerhalb von 24 Stunden, daher gibt es hier keine anonymen Firmen.
- Frachtführer. Der Transportauftrag geht als PDF per E-Mail in seiner Sprache an den Frachtführer.
- Daten. Wir verarbeiten sie in der EU. Eigentümer und Entwickler ist die AESA Investment OÜ, eine Firma aus der EU.
- Sprachen. Die Oberfläche gibt es in 6 Sprachen.
- Export. Der Administrator lädt alle Firmendaten in den Einstellungen herunter.
Wie eine Spedition im System arbeitet, zeigt die Seite Speditionssoftware. Die einzelnen Schritte finden Sie in der Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Testen Sie das System mit Ihren eigenen Transporten, nicht mit einer Demo.
Ein Firmenkonto legen Sie in wenigen Minuten an und testen es 14 Tage kostenlos, ohne Zahlungskarte.
Quellen
- VIES — Prüfung der USt-IdNr. in der EU (Europäische Kommission)
- Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz personenbezogener Daten (DSGVO) — EUR-Lex
- eFTI-Verordnung (EU) 2020/1056 — Europäische Kommission