AESA CORE TMS

Spedycja

Jak wybrać system TMS dla spedycji: lista kontrolna

Jak wybrać system TMS dla spedycji z 3 do 20 spedytorami: 12 kryteriów, od ceny za kierowców i zlecenia z PDF po dane w UE i eksport. Lista kontrolna.

Opublikowano

Lista kontrolna wyboru TMS dla małej spedycji z zaznaczonymi punktami działa w przeglądarce, nie płacicie za kierowców, zlecenie z PDF, status od kierowcy i dane w UE

Jak wybrać system TMS dla spedycji? Porównajcie systemy według 12 kryteriów: jak się je uruchamia, ile kosztują za współpracownika i za kierowcę, czy przetestujecie je bez karty i jak szybko dostaniecie z nich zlecenie, przewoźnika i status transportu. Poniżej znajdziecie listę kontrolną dla małej spedycji z 3 do 20 spedytorami.

Co to jest TMS?

TMS (transport management system) to system do zarządzania transportami. Spedycja rejestruje w nim zlecenia od klientów, przekazuje je przewoźnikom i śledzi status aż do dostawy. Program dla spedycji zastępuje arkusze, e-maile i telefony jednym miejscem dla całego zespołu.

Czy mała spedycja potrzebuje TMS?

Tak, gdy przy transportach pracuje więcej niż jeden spedytor. Program dla małej spedycji powinien być prosty, żeby zespół opanował go bez długiego wdrożenia.

Jak wybrać system TMS dla spedycji: lista kontrolna

  1. Działa w przeglądarce. Nic nie instalujecie, wystarczy dowolny komputer.
  2. Jasna cena za użytkownika. Z góry wiecie, ile zapłacicie za każdą kolejną osobę.
  3. Nie płacicie za kierowców. Kierowcy nie są płatnymi użytkownikami.
  4. Okres próbny bez karty. Testujecie system na prawdziwych transportach bez karty płatniczej.
  5. Zlecenie z PDF. System wypełni zlecenie od klienta za was.
  6. Status od kierowcy bez lokalizatora GPS. Kierowca zgłasza status transportu z telefonu.
  7. Uprawnienia do cen i marży. Decydujecie, kto widzi kwoty.
  8. Weryfikacja partnerów. Numer VAT klienta i przewoźnika sprawdza się w rejestrze UE.
  9. Zlecenie transportowe w języku przewoźnika. Przewoźnik dostaje PDF, który rozumie.
  10. Dane w UE i RODO. Wiecie, gdzie są przechowywane dane i kto je przetwarza.
  11. Języki interfejsu. Każdy pracuje w swoim języku.
  12. Aplikacja mobilna i eksport danych. Kierowca ma aplikację, a dane pobierzecie w każdej chwili.

O co pytać przy wyborze

Uruchomienie i cena

System w przeglądarce nie potrzebuje serwera ani administratora IT. Przy cenie pytajcie, co obejmuje pakiet podstawowy, ile kosztuje kolejna osoba i czy płacicie też za kierowców. Kierowców macie zwykle więcej niż spedytorów, więc ten punkt decyduje o końcowej kwocie.

Zlecenia i status transportu

Przepisywanie zleceń z PDF to ręczna praca, przy której powstają literówki. Zapytajcie, czy system odczyta zlecenie z PDF i wypełni pola. Przy śledzeniu sprawdźcie, czy status zgłasza kierowca z telefonu, czy potrzebujecie lokalizatora GPS w każdym aucie. Nie każdy przewoźnik go ma.

Ceny i partnerzy

W małej spedycji nie każdy musi widzieć marżę. Sprawdźcie, czy uprawnienie do cen da się ustawić dla każdej osoby osobno. Przy partnerach pytajcie o weryfikację numeru VAT. Ważność numerów VAT w UE sprawdza system VIES Komisji Europejskiej. Dobry TMS używa go już przy zakładaniu firmy, a nie dopiero przy fakturowaniu.

Przewoźnik i dokumenty

Przewoźnik powinien dostać zlecenie transportowe w języku, który rozumie. Rozporządzenie (UE) 2020/1056 w sprawie elektronicznych informacji o przewozie towarów (eFTI) określa, jak firmy mogą przekazywać organom dane o transporcie elektronicznie. Pytajcie więc, czy system przechowuje dokumenty przy zleceniu w formie cyfrowej.

Dane, RODO i eksport

Według RODO dostawca TMS jest podmiotem przetwarzającym dane osobowe waszych klientów i kierowców. Pytajcie, gdzie są przechowywane dane, czy dostaniecie umowę powierzenia przetwarzania i jak pobierzecie dane po zakończeniu współpracy. Kto w waszej firmie i poza nią widzi zlecenia, opisuje artykuł Kto widzi wasze zlecenia, klientów i ceny.

Ile kosztuje TMS dla małej spedycji?

Cena zależy od liczby osób w zespole i od tego, czy płacicie też za kierowców. Porównujcie miesięczną kwotę za cały zespół razem z kierowcami, a nie cenę jednego konta.

Jak te punkty spełnia AESA Core TMS

AESA Core TMS to system do zleceń, przewoźników i kierowców. Przejdźcie listę punkt po punkcie:

  • Przeglądarka. Działa na app.aesa.sk, nic nie instalujecie. Dla spedytora jest też aplikacja AESA Transport.
  • Cena. 30 € miesięcznie razem z kontem administratora, każda kolejna osoba 10 €. Nie płacicie za kierowców. Szczegóły są w cenniku AESA Core TMS.
  • Okres próbny. 14 dni za darmo, bez karty płatniczej.
  • Zlecenie z PDF. Wgrywacie zlecenie od klienta jako PDF, a AI je wypełnia.
  • Status transportu. Zgłasza go kierowca z aplikacji AESA Drive, bez lokalizatora GPS. Kierowcę podłączacie jednym kodem.
  • Ceny. Kwoty i marżę widzi tylko osoba, której dacie uprawnienie.
  • Partnerzy. Numery VAT sprawdzamy przez VIES. Każdą firmę na platformie weryfikujemy w ciągu 24 godzin, więc nie ma tu anonimowych firm.
  • Przewoźnik. Zlecenie transportowe trafia do przewoźnika jako PDF e-mailem w jego języku.
  • Dane. Przetwarzamy je w UE. Właścicielem i twórcą jest AESA Investment OÜ, firma z UE.
  • Języki. Interfejs jest dostępny w 6 językach.
  • Eksport. Administrator pobiera wszystkie dane firmy w ustawieniach.

Jak wygląda praca spedycji w systemie, pokazuje strona program dla spedycji. Poszczególne kroki znajdziecie w instrukcji krok po kroku.

Przetestujcie system na własnych transportach, a nie na prezentacji.

Konto firmowe założycie w kilka minut i przetestujecie je przez 14 dni za darmo, bez karty płatniczej.

Źródła

Zlecenia, przewoźnicy i kierowcy w jednym miejscu

Zacznij 14 dni za darmo

Rozwiązanie dla obszaru Spedycja

Powiązane artykuły