Spedition
Auftragsdokumente im Web und in der App
CMR, Frachtführerrechnung und Kundenauftrag liegen direkt beim Auftrag. Im Web ziehen Sie sie hinein, in AESA Transport fotografieren Sie sie. Anleitung.
Veröffentlicht
In AESA Core TMS, dem System für Aufträge, Frachtführer und Fahrer, liegen CMR, Frachtführerrechnung und der Auftrag des Kunden direkt beim Auftrag. Die Frage „Bei welchen Transporten fehlt noch der CMR?“ beantworten Sie mit einem Klick. Ein Dokument laden Sie vom Computer oder vom Telefon hoch: In AESA Transport, der App für Disponenten, fotografieren Sie es einfach.
Was sich für Ihr Team ändert
Transportdokumente landen meist in E-Mail-Anhängen und im Ordner eines einzelnen Kollegen. Im TMS hat das ganze Team sie an einem Ort, beim Auftrag, zu dem sie gehören. Wer einen Auftrag übernimmt, muss nichts suchen und nichts weiterleiten.
Dokument im Web hochladen
- Öffnen Sie Aufträge. In jeder Auftragszeile gibt es die Spalte Dokumente mit einem Dokumentsymbol. Klicken Sie darauf.
- Das Fenster Auftragsdokumente öffnet sich. Wählen Sie zuerst den Dokumenttyp, zum Beispiel CMR von der Entladung oder Frachtführerrechnung.
- Ziehen Sie alle Dateien auf einmal in das Fenster, etwa drei Fotos eines CMR. Bei mehreren Fotos wählen Sie zwischen Ein Dokument mit Seiten und Einzelne Dokumente.
- Klicken Sie auf Hochladen. Einen Namen müssen Sie nicht eingeben: Das Dokument wird als „Typ · Auftragsnummer“ gespeichert.
Erlaubt sind PDF, JPG, PNG, DOC und DOCX bis 10 MB pro Datei. Das Dokument erscheint sofort in der Liste, und in der Auftragszeile kommt ein farbiges Symbol für seinen Typ hinzu. Ihre Kollegen sehen es ebenfalls.
Dokument vom Telefon hochladen
Öffnen Sie in der App AESA Transport den Auftrag. Tippen Sie unter Verknüpft auf Dokumente. Sie sehen die Liste der Dokumente mit Typ, Datum und dem Namen des Kollegen, der sie hochgeladen hat. Ein Tipp öffnet das Dokument direkt in der App.
- Tippen Sie auf Dokument hinzufügen.
- Wählen Sie die Quelle: Foto aufnehmen, Aus Fotos wählen (auch mehrere Seiten auf einmal) oder Datei wählen (PDF, Word oder Bild).
- Wählen Sie den Dokumenttyp. Name und Notiz sind optional.
- Tippen Sie auf Hochladen.
Ein auf dem Telefon hochgeladenes Dokument sehen Ihre Kollegen sofort auch im Web. Über ⋯ neben dem Dokument ändern Sie Name, Typ und Notiz oder löschen es. Dokumente gibt es in AESA Transport ab Version 1.0.2. Sie ist bereits bei Google Play verfügbar und kommt in den App Store, sobald Apple sie freigibt.
Der CMR von der Entladung schließt den Transport ab
CMR von der Entladung ist der einzige Typ, der den Transportstatus ändert. Nach dem Hochladen springt der Transport von selbst auf Geliefert. Die App weist Sie darauf hin, sobald Sie den Typ wählen, noch vor dem Hochladen. Wenn Sie ein Entladedokument nur ablegen möchten und der Transport noch läuft, wählen Sie einen anderen Typ, zum Beispiel Sonstiges.
Überblick, ohne das Postfach zu durchsuchen
- Über der Auftragstabelle gibt es den Dokumentfilter. Wählen Sie CMR von der Entladung und Sie sehen die Transporte, deren CMR schon da ist. Frachtführerrechnung zeigt, was für die Buchhaltung bereitliegt.
- Wenn die KI einen neuen Auftrag aus dem PDF des Kunden ausfüllt, wird dieselbe Datei nach dem Speichern automatisch als Dokument Kundenauftrag angehängt.
- Wenn Sie den Auftrag per E-Mail an den Frachtführer senden, haken Sie an, welche Dokumente angehängt werden. Der Kundenauftrag wird dem Frachtführer nie angehängt, denn er enthält den Kundenpreis.
Wer Dokumente hochladen darf
Der Administrator legt die Rechte unter Team → Berechtigungen fest: Auftragsbelege – ansehen und Auftragsbelege – hochladen. Ein Kollege, der Dokumente nur ansehen darf, erfährt in der App, an wen er sich wenden kann.
Wo Sie mehr finden
Alle Dokumenttypen und ihre Farben beschreibt das Handbuch, Kapitel Dokumente zum Auftrag. Wie Sie beide mobilen Apps laden und einen Fahrer per Code verbinden, erklärt der Artikel AESA Transport und AESA Drive im App Store und Google Play. Wie eine Spedition Aufträge, Frachtführer und Sendungsverfolgung in einem System zusammenführt, zeigt die Seite AESA Core TMS für Speditionen.
Ihr Firmenkonto legen Sie in wenigen Minuten an. Testen Sie es 14 Tage kostenlos, ohne Zahlungskarte. Wir prüfen jede Firma innerhalb von 24 Stunden, damit es auf der Plattform keine anonymen Firmen gibt.